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Im folgenden sollen einige zentrale und wiederkehrende Arbeitsprozesse des IZ dargestellt und diskutiert werden. Als beispielhaft für Routinearbeiten innerhalb des IZ wurden dabei die folgenden Bereiche herausgegriffen:
* Die Ermittlung relevanter Literatur, ihre Beschaffung und Erfassung in der Datenbank SOLIS
* Die Erhebung über laufende sozialwissenschaftlichen Forschungsvorhaben und die Aufnahme der gewonnenen Daten in der Datenbank FORIS
* Die Durchführung von thematischen Recherchen zu Literatur oder Forschungsprojekten im Auftrag von Kunden
* Die halbjährliche Erstellung der Sozialwissenschaftlichen Fachinformationsdienste (soFid) auf der Basis der Neuzugänge in den Datenbanken SOLIS und FORIS.
Die ersten beiden Punkte betreffen Arbeitsabläufe, bei denen die inhaltliche Fortführung der bestehenden IZ-Datenbanken im Mittelpunkt steht. Die beiden letzten Punkte stellen Arbeitsbereiche dar, in denen auf diesen Datenbanken aufbauend Dienstleistungen in Form von individueller Beratung oder Print-Publikationen erbracht werden. Herausgegriffen wurden diese Punkte, da diese Aufgabenbereiche einen großen Teil der insgesamt verfügbaren Kapazität des IZ binden und es somit als besonders dringlich einzuschätzen ist, daß die mit ihnen verbundenen Arbeitsabläufe optimal gestaltet werden.
Die Datenbank SOLIS enthält inhaltlich erschlossene und mit Abstracts versehene Nachweise zu wissenschaftlicher Literatur aus dem Arbeitsgebiet des InformationsZentrums Sozialwissenschaften. Jedes Jahr werden in diese Datenbank zwischen 10.000 und 12.000 Literaturnachweise neu aufgenommen, der Gesamtbestand beträgt zur Zeit (Oktober 1995) etwa 200.000 Nachweise. Die Literaturdatenbank ist ein wichtiges Standbein für die Informationsdienstleistungen des IZ und Grundlage vieler zentraler Publikationen.
Bei der Beschaffung und Bearbeitung von Literatur für diese Datenbank sind verschiedene Varianten eines grundlegenden Arbeitsablaufs vorhanden. Die Bearbeitung im Einzelfall ist dabei abhängig von:
* Dem Anfangspunkt der hausinternen Bearbeitung. Liegt die zu erfassende Literatur als Print-Medium vor, ist ein vollständiger Arbeitsablauf durchzuführen. Bei Zulieferung von Daten durch Kooperationspartnern auf Datenträgern sind nur noch einzelne Aufgaben (Fehlerprüfung, Dublettenkontrolle, Übersetzung der Titel) zu erledigen, bevor eine Freigabe der Daten erfolgen kann
* Der Art der Literatur (Monographien, Sammelwerke, Zeitschriftenaufsätze, Graue Literatur)
* Der Vollständigkeit der vorhandenen Angaben (Vorhandensein von Abstracts bzw. Autorenreferaten und englischen Titelübersetzungen)
Unabhängig von diesen Einzelheiten zeigt die folgende Graphik die wichtigsten Stufen der Bearbeitung und beteiligte Einheiten:
Die in der Abbildung dargestellten Arbeitsschritte lassen sich wie folgt kurz charakterisieren:
* Beschaffung: Alle IZ-internen Vorgänge, die zur Ausleihe oder zum Kauf von Literatur führen
* Lieferung: Jede Anlieferung von in die Datenbanken zu übernehmendes Material, entweder als Printprodukt oder bereits auf Datenträger
* Vorarbeiten: Die Arbeitsschritte zwischen der Lieferung und dem erstmaligen "Auftauchen" der zugehörigen Daten in der Datenbank
* SOLIS-Aufnahme und -Redaktion: Die Erfassung der Literaturangaben in SOLIS und ihre Komplettierung bis hin zur Freigabe
* Freigabe: Das Entfernen aller Sperrvermerke etc. für die Daten, so daß diese fortan zur Produktion und Recherche genutzt werden können
* Produktion: Die anschließende Verwendungsmöglichkeit der Daten für Produkte und Dienstleistungen
Mit diesen Stufen der Bearbeitung im Blick können die Arbeitsschritte für die verschiedenen Arten von Literatur bzw. die unterschiedlichen Arten des gelieferten Materials in ein einheitliches Grundgerüst eingeordnet werden. Die folgende Abbildung ordnet diese einzelnen Arbeitsschritte in diesen Rahmen ein:
Im folgenden werden nun die einzelnen in der Graphik dargestellten Arbeitsschritte und -abläufe ausführlicher beschrieben. Es wird dabei aus Gründen des Platzes und der Übersichtlichkeit nicht auf alle tatsächlich vorkommenden Varianten eingegangen.
Ein großer Teil der eingehenden Lieferungen an Print-Medien und Datenträgern erfolgt aufgrund von Kooperationsvereinbarungen (Zulieferung durch Partner) bzw. Abonnements (Zeitschriften) ohne daß eine vom IZ ausgehende Beschaffung oder Ausleihe von Einzelexemplaren notwendig ist. Beispielsweise stellt die Soziologische Revue (Erlangen) dem IZ die eingehenden Buch-Rezensionsexemplare zur inhaltlichen Erschließung zur Verfügung. Weiterhin liefern Institute wie beispielsweise das BIB (Bundesinstitut für Bevölkerungsforschung) und das IAB (Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung) dem IZ Dokumentationseinheiten (DE) bereits auf Datenträgern zu, die nach einigen formalen und inhaltlichen Kontrollen direkt in die Datenbank übernommen werden.
Eine Beschaffung von Literatur durch das IZ erfolgt hauptsächlich zur Komplettierung dieser zugelieferten Bestände. Die ergänzende Beschaffung konzentriert sich auf die Literatur-Arten Zeitschriften, Monographien und Sammelbände.
Zur Komplettierung der Datenbank-Bestände an sozialwissenschaftlicher Literatur wird die "Deutsche Bibliographie" der Deutschen Bibliothek systematisch ausgewertet. In diesem wöchentlich erscheinenden Heft werden alle in Deutschland veröffentlichten Neuerscheinungen nach Sachgruppen aufgeführt. Für die hieraus ausgewählten und nicht bereits anderweitig erfaßten Titel wird eine Beschaffung (Ausleihe) durchgeführt.
Die Bearbeitung der Deutschen Bibliographie erfolgt nach Eintreffen des aktuellen Hefts bewußt mit einigen Monaten Verzögerung. Dadurch ist die präferierte Behandlung von Monographien über Partnerzulieferungen gewährleistet und somit eine überflüssige Bestellung vermieden.
Die Bibliographie wird gelesen und interessant erscheinende Buch-Einträge werden ausgewählt (Markieren durch Ankreuzen und Anbringen von Post-It Notizzetteln f. d. Seiten). Die Selektion kann hierbei lediglich anhand der gegebenen bibliographischen Angaben (Autor, Titel, Verlag) erfolgen.
Anhand des SOLIS-Bestandes wird überprüft, ob das Werk eventuell schon in der Datenbank vorhanden ist (Dubletten-Kontrolle). Problematisch ist hierbei, daß keine Übersicht darüber besteht, welche Monographien bereits auf dem Bestellweg sind. Eine mehrfache Bestellung kann vorkommen, da auch die Deutsche Bibliographie fehlerbehaftet ist und manchmal Neuerscheinungen mehrfach enthält (in verschiedenen Ausgaben).
Die Bibliographie-Einträge werden ausgeschnitten und auf Leihscheine der Bonner Universitätsbibliothek aufgeklebt. Dann werden sie handschriftlich durch Wiederholung der Angaben auf dem rechten Teil des Scheins ergänzt.
In der IZ-Bibliothek wird auf der HBZ-CD-ROM (enthält Literaturbestand der großen Bibliotheken in NRW) zur Feststellung eines Standortes gesucht. Die Ausleihe erfolgt vorzugsweise aus Köln oder Bonn. Ist das Buch nicht in Köln vorhanden, muß unabhängig vom tatsächlichen Standort eine Ausleihe über die zuständige Leitbibliothek Bonn abgewickelt werden, da diese die Anlaufstelle für eine Fernleihe ist.
Die Leihscheine werden komplettiert, evtl. wird ein Kölner statt Bonner Exemplar ausgestellt. Anschließend werden die Leihscheine an die Kölner Bibliothek (einmal monatlich) bzw. Bonner Bibliothek (einmal wöchentlich) weitergegeben. Ist das Buch in Bonn nicht vorhanden, so werden die Leihscheine zurückgegeben, es ist dann eine gesonderte Bestellung per Fernleihe nötig.
Eine weitere Ergänzungsmöglichkeit für die Literatur-Datenbank des IZ besteht in der Auswertung der Titelkarten für die neu angeschaffte sozialwissenschaftliche Literatur der Universitätsbibliothek Köln. Entsprechende Kopien werden dem IZ seit einiger Zeit zur Verfügung gestellt. Die Titelkarten werden im IZ durchgesehen, relevante Titel werden nach einer Dublettenkontrolle bestellt. Hierbei ist eine besonders einfache Ausleihe möglich, da die Titelkarten zu den gewünschten Büchern nur noch mit einem IZ-Stempel versehen und zurückgegeben werden müssen.
Die intern als besonders relevant für die IZ-Datenbanken kategorisierten Zeitschriften (vergebene Kategorien A und B) sind abonniert und werden dem IZ direkt zugeschickt, hier ist somit für die regelmäßige Bearbeitung keine gesonderte Beschaffung nötig. Zeitschriften der Kategorie C (bedingte Auswertung) werden in unregelmäßigen Abständen ausgewertet und bei entsprechendem Bedarf per Ausleihe bestellt.
Die Anlieferung von in die Datenbank zu übernehmendes Material kann entweder in Form von gedrucktem Material oder als Datenträger erfolgen.
Printmedien werden geliefert im Rahmen von Kooperationen (z. B. Rezensionsexemplare der Soziologischen Revue), aufgrund von Abonnements (Zeitschriften) oder als Resultat der Ausleihe bei einer Bibliothek.
Partner-Zulieferungen auf Datenträgern erfolgen in verschiedenen Formen. Beispielsweise erfolgt die Lieferung von Daten entweder auf Magnetbändern oder auf Disketten, wobei auch verschiedene Daten-Austauschformate Verwendung finden. Abhängig von dem Format der Lieferung und der Vollständigkeit der enthaltenen Informationen sind hier jeweils unterschiedliche Prüfungen bei der Aufnahme in SOLIS hinsichtlich Vollständigkeit und Plausibilität der Daten erforderlich.
Nach Erhalt von Büchern und Zeitschriften ist eine Relevanzbeurteilung des Inhalts notwendig. Die aus der Deutschen Bibliographie anhand der bibliographischen Daten "verdachtsweise" ausgewählten und bestellten Bücher werden ebenso wie die aufgrund von Absprachen eintreffenden Bücher hinsichtlich ihres Inhalts begutachtet.
* Die vom IZ regelmäßig ausgewerteten Zeitschriften (Kategorien A und B) werden durchgesehen und relevante Artikel ausgewählt
* Sammelbände werden Beitrag für Beitrag beurteilt, so daß sie später komplett, gar nicht oder nur in relevanten Teilen aufgenommen werden.
Nach einer zentralen Relevanzbeurteilung der Zeitschriften und Bücher werden die relevanten Werke an zuständige Mitarbeiter weitergegeben, nicht relevante Exemplare werden direkt über die Poststelle zurückgeschickt.
Vor der Übernahme der maschinenlesbaren Daten in die SOLIS-Datenbank erfolgen je nach Herkunft bzw. Format der Daten noch Konvertierungen und vorgeschaltete Kontrollvorgänge.
Für Daten, die im sogenannten Austauschformat eintreffen, erfolgt zunächst im Batch eine Plausibilitätsprüfung mittels eines entsprechenden Programms und ein Ausdruck der Daten. Dabei gefundene Fehler werden anschließend nach Möglichkeit korrigiert. Nach Abschluß dieser Arbeiten erfolgt die Umsetzung in das für den SOLIS-Import benötigte, sogenannte Token-Format.
Mit einzelnen Kooperationspartnern wurde eine Lieferung im Token-Format vereinbart. Da sich dieses Format direkt in die Datenbank einlesen läßt, wird beim Eintreffen einer solchen Lieferung ein vereinfachter Prüflauf für die Daten durchgeführt. Die Prüfung beschränkt sich auf formale Aspekte (richtige Formatierung der Daten, gültige Zeilenlängen) und auf eine Kontrolle, ob alle obligatorischen Angaben vorhanden sind.
Als Ergebnis dieser Arbeitsschritte liegen die Daten nun rudimentär auf Vollständigkeit geprüft im Token-Format vor. Diese Daten werden dann in die SOLIS-Datenbank importiert. Während des Imports finden analog zu manuellen Eingaben umfassende Plausibilitätskontrollen hinsichtlich der Vollständigkeit und Konsistenz der Daten statt. Importierte Datensätze, die durch die Kontrollen ausgesondert werden, gelangen in den sogenannten Korrekturbestand und werden von Mitarbeitern korrigiert.
Unter Aufnahme und Redaktion in SOLIS werden die Arbeitsschritte zusammengefaßt, die mit der Erstellung eines vollständigen Literatur-Datensatzes verbunden sind.
Unabhängig von der Art der Literatur oder der Lieferung erfolgt vor der eigentlichen Aufnahme eine Dublettenprüfung. Dabei wird auf verschiedene mögliche Weisen überprüft, ob die vorliegende Literatur in der Datenbank bereits erfaßt wurde. Dabei sind beispielsweise Suchverfahren über Autor und Jahresangabe oder Stichwörter des Titels möglich.
Nach der Dublettenprüfung für das vorliegende Material wird zunächst die bibliographische Erschließung (Eingabe der Grunddaten wie Autoren, Titel, Standort, etc.) durchgeführt und der Stand der Bearbeitung in einem als Heft geführtem Journal festgehalten. Anschließend werden die DE für Titelübersetzungen an externe Firmen weitergegeben. Der jeweilige Originaltitel (meist in Deutsch, Englisch oder Französisch) wird durch die Übersetzung so komplettiert, daß zu allen DE deutsche und englische Titelangaben vorliegen.
Parallel zu den Übersetzungen erfolgt die Erstellung von Abstracts bzw. die Übernahme vorhandener Autorenreferate. Liegt ein geeignetes Autorenreferat (eigener Abstract bei Zeitschriftenartikeln oder Klappentexte bei Monographien) vor, so wird dieses in der Regel übernommen. Liegen dagegen keine geeigneten Textausschnitte vor, erstellen wissenschaftliche Mitarbeiter des IZ oder externe Firmen die Abstracts.
Im Rahmen dieses Arbeitsschrittes wird die Literatur weiterhin mit Deskriptoren und Methoden-Deskriptoren aus den am IZ erstellten Thesauri verschlagwortet und entsprechend den verwendeten Klassifikationssystemen eingeordnet. Auch diese Aufgaben werden auf IZ-Mitarbeiter und externe Kräfte verteilt.
Wurden Daten zur Bearbeitung außer Haus gegeben, so muß im Arbeitsablauf eine Rücklaufkontrolle vergebener Arbeiten erfolgen. Dies geschieht durch die Eintragungen im Journal und eine regelmäßige Überprüfung der dort noch offenen Posten.
Die von Fremdfirmen gelieferten Daten (Übersetzungen, Abstracts und vergebene Deskriptoren/Klassifikationen) werden nach ihrem Erhalt zu den schon vorhandenen bibliographischen Daten hinzugespielt und stichprobenartig überprüft.
Bedingt durch die unterschiedliche Datenerfassung bei den einzelnen Kooperationspartnern liefern diese ihre Daten oft so, daß diese zur Verwendung in den IZ-Datenbanken vor einer Freigabe noch ergänzt werden müssen. Beispielsweise werden Übersetzungen des Titels ins Englische für die IZ-Datenbanken gewünscht, diese sind aber in Partnerlieferungen nur selten vorhanden. In solchen Fällen werden die DE in den entsprechenden Teilablauf der Bearbeitung von Printmedien übernommen. Dabei werden die fehlenden Übersetzungen entweder von IZ-Mitarbeitern vorgenommen oder von externen Firmen durchgeführt.
Sind alle formalen und inhaltlichen Mängel einer DE beseitigt, so erhält diese einen entsprechenden Freigabevermerk und kann somit in den normalen SOLIS-Datenbestand eingehen. Somit ist sie für hausinterne Recherchen, die Produktion und die Weitergabe an die Hostanbieter freigegeben.
Die Arbeitsabläufe bei der Erfassung der Literatur in SOLIS sind äußerst vielfältig und stark zergliedert. Dies ist durch mehrere Faktoren bedingt. Unter anderem spielen hier die verschiedenen Literaturarten und die unterschiedlichen Vereinbarungen mit verschiedensten Kooperationspartnern über das Format von Lieferungen eine Rolle. Auch durch das nötige Nachfassen für noch nicht vorhandene Literatur, z. B. über die Auswertung der Deutschen Bibliographie und die Titelkarten der Kölner Universitätsbibliothek werden die Arbeitsabläufe vielfältiger. Es existiert somit eine Vielzahl von Wegen, auf denen das IZ an relevante Literaturangaben gerät.
Verbesserungsvorschläge für effizientere Abläufe in diesem großen Arbeitsbereich beziehen sich zum größten Teil auf Detailbereiche, in denen Verbesserungen möglich und angeraten erscheinen. Durchgreifende Produktivitätsgewinne durch einfache oder zentrale Maßnahmen sind angesichts des komplexen Arbeitsablaufs nicht zu erwarten, die Realisierung von vielen kleineren Einzelmaßnahmen kann jedoch insgesamt auch zu einer wesentlich produktiveren Arbeit führen. Einige dieser möglichen Maßnahmen sollen in den folgenden Unterpunkten kurz angesprochen werden.
Längere Textpassagen wie Autorenreferate könnten sinnvollerweise mit einem Scanner eingelesen werden, um den Erfassungsaufwand zu minimieren. Erste Versuche in diese Richtung haben am IZ bereits stattgefunden. Dabei hat sich gezeigt, daß u. a. die Einbindung in die Applikation (Erfassungs-System) und die Erkennungsleistung der Software von großer Bedeutung für einen möglichen Produktivitätsgewinn sind. Bei den gegebenen Vorlagen ist die Erkennungsleistung aufgrund hoher Graphikanteile der Seiten und oftmals vielen unterschiedlichen Schriftarten z. T. noch unbefriedigend. Die Handhabung ist von Bedeutung, da in dem jetzt installierten System komplizierte Bedienabläufe beim Scannen und der Übernahme in die Erfassungs-Maske die Verwendung erheblich erschweren.
Mit der heute eingesetzten Software ist bei der Erfassung von Literatur eine rudimentäre Textanalyse für die automatische Erstellung von Deskriptoren-Vorschlägen möglich. Die Ergebnisse dieser Analyse (Deskriptoren-Vorschläge) sind in der Regel jedoch unbefriedigend, da die Vorschlagsliste sehr lang sein kann und sich unter den Begriffen viele irrelevante befinden. Aus der Durchführung einer entsprechenden Evaluierungs-Studie zu Indexierungs- und Retrievalverfahren könnten Hinweise auf leistungsfähigere Verfahren der Textanalyse hervorgehen, die hier eventuell zu integrieren wären. Ließe sich auf diesem Wege die Güte der Ergebnisse soweit erhöhen, daß mit besserer Treffsicherheit Deskriptoren-Vorschläge erzeugt werden, dann wären im Hinblick auf eine routinemäßige Verwendung die Arbeitsabläufe bei der Erfassung noch so umzugestalten, daß zum Zeitpunkt der Textanalyse die bislang erst später erstellten Abstracts zu den DE bereits in aDIS vorliegen, wenn die wissenschaftlichen Mitarbeiter eine Deskribierung vornehmen.
Momentan bildet der Bereich der inhaltlichen Erschließung mit dem Erstellen von Abstracts und der Deskriptorenvergabe für Inhalte und Methoden ein Arbeitspaket, das für den Großteil der aufgenommenen DE an externe Firmen vergeben wird. Bleibt diese Arbeitsteilung erhalten, so ist bei einer verstärkten IZ-internen Verwendung von Verfahren der automatischen Texterschließung wegen der geringen Zahl komplett im Haus aufgenommener DE keine signifikante Reduktion der Aufnahmekosten pro DE zu erwarten.
Mit Titeln, Untertiteln und Abstracts enthalten die Datenbanken des IZ Texte in größerem Umfang. Diese haben neben den Deskriptoren für Recherchen eine besondere Bedeutung, da sie grundsätzlich über eine Volltext-Invertierung zu einer erweiterten Suche zur Verfügung stehen würden. Aus diesem Grund ist es erstrebenswert, daß die vorhandenen Texte möglichst fehlerfrei vorliegen. Eine Unterstützung des intellektuellen Korrekturlesens durch eine automatische Rechtschreibkorrektur ist bislang nicht gegeben. Die Gegebenheiten für eine Einführung einer entsprechenden Korrekturkomponente sind durchaus günstig, mit dem am IZ erstellten Thesaurus für die Sozialwissenschaften liegt bereits ein relativ umfangreiches und fehlerfreies Fachvokabular vor, das zur Ergänzung von Standard-Rechtschreibwörterbüchern herangezogen werden kann.
Auch die in den Datenbanken noch unkorrigiert vorliegenden Texte können durch Invertierung und Auflistung nach Worthäufigkeiten relativ leicht zur Ergänzung eines Wörterbuchs herangezogen werden.
Fraglich ist allerdings, wie groß die für eine sinnvolle automatische Rechtschreibprüfung am IZ notwendige Zahl von Wörterbucheinträgen ist und ob diese aufgrund der thematischen Vielfalt der Datenbanken vielleicht sehr große Zahl von Wörtern technisch noch handhabbar ist, ohne daß die Rechtschreibprüfung dadurch extrem langsam wird.
Im Bereich Monographien wird die Zulieferung der Soziologische Revue durch die Auswertung der Deutschen Bibliographie komplettiert. Diese ist seit einiger Zeit auch auf Datenträgern (wahlweise Magnetband oder Diskette) erhältlich. Die dort vorhandenen Daten könnten anstelle der Papierform verwendet werden. Eine Bearbeitung auf der Basis der elektronischen Daten verspräche dabei die folgenden Vorteile:
* Weniger Doppelarbeit bei der formalen Erschließung der Literatur durch Übernahme der Daten in aDIS
* Weniger Aufwand beim Ausfüllen von Leihscheinen durch Ausdruck statt handschriftlicher Bearbeitung. Aufbauend darauf ist eine automatische Online-Bestellung ohne Leihzettel anzustreben, sobald eine solche Möglichkeit von einer geeigneten Bibliothek angeboten wird
* Möglichkeiten zur Vermeidung von Mehrfach-Bestellungen durch Realisierung einer Bestellverwaltung
Bei der Erfassung von Printmedien wird von den einzelnen Bearbeitern handschriftlich ein Journal geführt, das z. B. Auskunft über die fortlaufende Aufnahmenummer, Aufnahmedatum, Weitergabe an externe Firmen etc. gibt. Das Führen dieses Journals ist mit erheblichem Aufwand verbunden, da zu jedem Eintrag Angaben wie Autor und Titel handschriftlich vermerkt werden müssen.
Ein elektronisches Journal würde die Arbeitsbelastung wesentlich reduzieren, da viele der benötigten Daten nach der Erfassung in aDIS bereits zur Verfügung stehen und nur noch wenige weitere Eingaben erforderlich wären. Die im Journal verwalteten Daten könnten in dieser Form auch wesentlich einfacher für statistische Zwecke (Auswertungen) herangezogen werden.
Die Datenbank FORIS des IZ enthält laufende, geplante und abgeschlossene Forschungsvorhaben im Bereich der Sozialwissenschaften. Zur Ermittlung dieser Daten führt das IZ einmal jährlich im Herbst (Oktober/November) eine Erhebung bei etwa 4.500 Institutionen dieses Arbeitsbereichs durch. Dabei wurden 1994 über 5.700 Projektmeldungen (Neumeldungen und Aktualisierungen) ausgewertet, der Bestand in der Datenbank für den Zeitraum von 1985-1994 beträgt rund 32.000 Meldungen von Forschungsprojekten.
Die Grundlage für die FORIS-Erhebung bildet das am IZ gesammelte Datenmaterial zu Institutionen der Sozialwissenschaften. Aus dem vorhandenen Datenbestand werden diejenigen Einrichtungen selektiert, die als aktive Forschungseinrichtungen gekennzeichnet sind und die nicht durch Erhebungen von Kooperationspartnern abgedeckt werden. Letzteres trifft z. B. auf alle österreichischen oder Schweizer Einrichtungen zu, da in diesen Ländern eigene Erhebungen stattfinden, deren Resultate anschließend dem IZ zur Verfügung gestellt werden.
Aus dem aktuellen FORIS-Bestand werden zusätzlich diejenigen Forschungsprojekte recherchiert, die in den letzten drei Jahren gemeldet wurden (Neu- oder Wiederholungsmeldungen) und deren Laufzeit noch nicht beendet ist. Zu allen diesen Projekten wird ein aufbereiteter Ausdruck der vorhandenen Daten durchgeführt. Neben den vorhandenen Daten enthält dieser Ausdruck noch einen Fragenkatalog zu den noch fehlenden Angaben, der somit auf einfache Weise von den Projektmeldern komplettiert werden kann. Der gesamte Umfang aller Ausdrucke beträgt dabei etwa 20.000 Seiten.
Für alle ermittelten Institutionen druckt das IZ Etiketten für die Adressen auf den Begleitschreiben und eine dem bisherigen Meldeverhalten entsprechende Anzahl von Etiketten zum Aufkleben auf die Erhebungsbögen. Auf diesen Etiketten finden sich neben der Adresse weitere Daten, die z. B. nach einem Rückversand die Identifikation des Projektmelders vereinfachen (interner Institutionen-Schlüssel).
Die erstellten Etiketten und FORIS-Ausdrucke werden von einer externen Firma übernommen. Diese Firma druckt die Erhebungsbögen, die Begleitschreiben und das Hinweisblatt zum Ausfüllen des Fragebogens. Weiterhin wird von dieser Firma die Vorbereitung des Versands (Zusammenstellen der Sendungen und Aufkleben der Etiketten) übernommen.
Der Versand der Erhebungsunterlagen ist in der Regel bis Ende Oktober abgeschlossen, danach beginnt der Rücklauf der ausgefüllten Bögen.
Am Anfang der Rücklaufphase treffen hauptsächlich die vom Projektmelder ergänzten Fragenkataloge zu bereits erfaßten Forschungsprojekten ein, da hier der Ausfüllaufwand relativ gering ist. Bis Ende November trifft dann der Großteil aller Fragebögen ein.
Bei der Ankunft der Unterlagen im IZ wird in der Zentrale nach dem Öffnen eine grobe Statistik über die Zahl der neuen Projektmeldungen (neue Fragebögen), der Fehlanzeigen (z. B. bei abgebrochenen Projekten) und der korrigierten Ausdrucke geführt. Damit ist ein erster Überblick über den aktuellen Stand des Rücklaufs möglich.
Nach dem Aussortieren irrelevanter Fragebögen (thematische Ausreißer) werden diese auf Lesbarkeit der Angaben und Aktualität des Projekts hin durchgesehen. Aktuelle Projekte werden bevorzugt erfaßt, da nur diese für die anschließenden Publikationen relevant sind. Vor dem Erhebungsjahr abgeschlossene Projekte werden erst später im Sinne einer Bestandspflege in die Datenbank aufgenommen. Von den Dokumentarinnen des IZ werden anschließend die Fragebögen formal erfaßt. Schwierigkeiten machen hierbei vor allem die oft stark verkürzten Angaben zu Institutionen und Geldgebern, die bei der Erfassung in den entsprechenden Datenbanken des IZ nachzuschlagen bzw. neu aufzunehmen sind.
Die wissenschaftlichen Mitarbeiter übernehmen anschließend die inhaltliche Erschließung der Fragebögen. Neben der Vergabe von Deskriptoren und Klassifikationen für das Forschungsprojekt werden dabei auch die eingesetzten Forschungsmethoden deskribiert.
Anfang Dezember wird denjenigen Institutionen in einer Nachfassaktion ein Schreiben mit einem weiteren Exemplar des Fragebogens zugeschickt, die bis zu diesem Datum nicht reagiert haben. Da bis zu diesem Zeitpunkt wegen der großen Zahl eintreffender Erhebungsbögen nicht alle Bögen komplett erfaßt werden können, wird nach dem Eingang der Bögen zunächst einmal in der Datenbank vermerkt, daß überhaupt eine Meldung erfolgte. Somit ist auch bei noch nicht abgeschlossener Erfassung der bereits vorliegenden Bögen eine relativ genaue Auswahl der Institutionen möglich, die für die Nachfassaktion in Frage kommen.
Laufend während der FORIS-Erhebung werden die erfaßten Daten portionsweise in aufbereiteter Form ausgedruckt und dem ZA und dem IAB zur Verfügung gestellt. Beim ZA erfolgt anhand dieses Ausdrucks die Auswahl der relevanten Forschungsprojekte für die Dokumentation "Empirische Sozialforschung 19..", das IAB verwendet die Angaben ebenfalls zur Herausgabe einer eigenen Forschungsdokumentation und für eine eigene Datenbank.
Der größte Aufwand bei der FORIS-Erhebung besteht sicherlich in der Erfassung der eingehenden Fragebögen. Problematisch hierbei ist auch, daß in den meisten Institutionen bedingt durch die Verdrängung der Schreibmaschinen durch Computer zur Textverarbeitung die Fragebögen mit Hand ausgefüllt werden müssen. Neben schon vereinzelt bekannt gewordenem Unmut über diese Tatsache bei Ausfüllern sind handschriftlich ausgefüllte Fragebögen oftmals auch schwer lesbar und produzieren somit einen erhöhten Aufwand bei der Erfassung.
In einer Projektskizze zu einem Nationalen Forschungsinformationssystem (NaFoDIS) wird eine elektronische Version eines Fragebogens (online oder als verteiltes Programm) als wichtiger Punkt für eine effiziente Erhebung angesprochen. Auch die GESIS-Internetgruppe führt in ihrem Projektantrag entsprechende Arbeitspunkte auf. Unabhängig vom Bescheid zu den genannten Projektanträgen könnte diese Idee für die Durchführung der FORIS-Erhebung weiterverfolgt werden. Sollte ein entsprechendes Projekt genehmigt werden, so könnte eine FORIS-Erhebung als Versuchsballon betrachtet werden (Akzeptanz, Rücklauf, Kosten, Probleme ...).
Chancen für eine schnelle Realisierbarkeit und einen positiven Effekt sind aus folgenden Gründen gegeben:
* Es handelt sich um einen relativ isolierten und kleinen (Erfassungsteil!) Arbeitsbereich, der aber bisher einen hohen manuellen Aufwand mit sich zieht (Erfassung der ausgefüllten und eingesandten Fragebögen)
* Die Bereitschaft zum Ausfüllen des Fragebogens am PC ist durchaus vorhanden. Einige Anfragen zur Möglichkeit des Ablieferns von Fragebögen per Electronic mail treffen gelegentlich ein. Die Akzeptanz einer solchen Lösung sollte jedoch möglichst in einer (informellen) Vorumfrage geklärt werden
* Je nach Art des Rückversandes können sich auch die Transportkosten reduzieren. Anzustreben wäre entweder eine direkte Bearbeitung via Internet (z. B. mittels eines Dienstes im World Wide Web) oder der Rückversand via E-Mail nach Bearbeitung mit einem lokalen Programm. Das Rücksenden von Disketten ist dagegen relativ aufwendig (Kosten) und fehleranfällig (mögl. Datenfehler durch Transport). Das Versenden des Programms an Kunden via Diskette ist ebenfalls relativ fehleranfällig und teuer (Disketten- und Kopierkosten).
Ein zentrales Dienstleistungsangebot des IZ sind Auftragsrecherchen in eigenen und ergänzend in sozialwissenschaftlichen und thematisch verwandten Datenbanken anderer Anbieter. Es werden etwa 400 Anfragen pro Jahr beantwortet, diese Zahl ist in den letzten Jahren relativ konstant geblieben. Die Nutzer dieses Angebots kommen zum Großteil aus dem universitären und Forschungsbereich.
Anfragen können auf verschiedenen Wegen beim IZ eingehen. Dies reicht vom persönlichen Besuch über Telefonkontakte bis hin zu Briefen und Electronic mail. Beim Eintreffen der Anfrage müssen zunächst die Daten des Kunden (Name, Anschrift, Telefon, etc.) festgehalten werden. Im Vorfeld einer Recherche ist weiterhin zu klären, in welchen Datenbanken recherchiert werden soll, wie groß der Umfang bzw. die Kosten der Recherche sein dürfen und wie der Versand der Ergebnisse erfolgen soll (per Post, Electronic mail oder Fax). Außerdem sind Informationen zur Rechnungsstellung zu erfragen, beispielsweise werden Studenten und ASI-Mitgliedern (ASI: Arbeitsgemeinschaft Sozialwissenschaftlicher Institute) bei Recherchen in den IZ-eigenen Datenbanken Rabatte gewährt.
Aus dem eingegangenen schriftlichen Material oder im Gespräch wird der konkrete Beratungswunsch des Kunden ermittelt und festgehalten. Dabei kann es beispielsweise auch vorkommen, daß ein Kunde nach einer gewissen Zeit eine durchgeführte Anfrage erneut stellen möchte, um in einem Fachgebiet über neuere Literatur auf dem laufenden zu bleiben.
Die am IZ erstellten Datenbanken werden bislang in ihrer Installation auf dem IZ-eigenen Zentralrechner in der Regel nicht für Kundenrecherchen verwendet, da hier eine leistungsfähige Recherche-Komponente fehlt. Statt dessen wird bei einem Host-Anbieter oder auf den CD-ROM-Editionen von SOLIS und FORIS recherchiert. Hier sollten entsprechende Möglichkeiten geschaffen werden, damit das IZ einen großen Teil der Anfragen auf dem aktuellsten Stand seiner Informationen und ohne externe Kosten beantworten kann. Bei der Verwendung von STN zur Recherche entstehen dem IZ jedoch keine weiteren externen Kosten, da hier ein entsprechender Pauschalvertrag abgeschlossen wurde, der Eigenrecherchen beinhaltet.
Die Ausführung der eigentlichen Recherche ist sehr stark vom gewünschten Abdeckungsgrad und dem vorgegebenen Kostenrahmen abhängig. Soll eine Recherche preisgünstig sein, so wird sie nur auf den IZ-eigenen Datenbanken SOLIS und/oder FORIS ausgeführt. Dazu kann z. B. STN als Host-Anbieter herangezogen werden. Muß sie nicht auf den Punkt aktuell sein, so wird auch hausintern auf der zweimal jährlich erscheinenden CD-ROM-Edition von SOLIS und FORIS recherchiert. Ist größere Aktualität nötig oder wird die Einbeziehung von weiteren Datenbanken gewünscht, wird zur Recherche auf einen Datenbank-Host zugegriffen, der neben SOLIS und FORIS noch weitere Datenbanken zur Verfügung stellt.
Im Laufe der Durchführung einer Recherche kann es zu mehrmaligen Kontakten zwischen dem Bearbeiter und dem Kunden kommen, etwa wenn eine Recherche eine zu kleine oder zu große Ergebnismenge liefert und der Kunde dementsprechend um eine Neuformulierung seiner Frage gebeten werden muß.
Ist die Recherche erfolgreich abgeschlossen, so wird sie dokumentiert und die Ergebnisse werden in der gewünschten Form dem Kunden übermittelt. Anhand der extern entstandenen Kosten und des Umfangs wird der Recherchepreis ermittelt und dem Kunden eine entsprechende Rechnung gestellt.
Zur Vorgangssteuerung bei der Bearbeitung von Anfragen werden am IZ bislang selbst gestaltete Formulare eingesetzt. Für eine zukünftig effizientere Bearbeitung dieses Aufgabenkomplexes wird hausintern bereits eine eigene Software entwickelt.
Die Sozialwissenschaftlichen Fachinformationsdienste (soFid) des IZ dokumentieren halbjährlich neuere relevante Literatur- und Forschungsprojekt-Nachweise in 33 verschiedenen Themengebieten wie beispielsweise Bildungssoziologie, Jugendsoziologie, Sozialpolitik oder Frauenforschung. Grundlage für diese Publikationen sind die Neuzugänge in den IZ-Datenbanken SOLIS und FORIS. Die erste soFid-Produktion eines Jahres beginnt mit dem Abschluß der FORIS-Erhebung für das vorangegangene Jahr jeweils um den 15. März herum, die zweite beginnt etwa Mitte August des jeweiligen Jahres.
1. Die Grundmenge an relevanten Dokumenten aus FORIS und SOLIS für alle (momentan 33 Themengebiete) zu erstellenden soFids wird bestimmt, indem alle seit der letzten soFid-Produktion neuen DE ermittelt werden.
2. Auf dieser Grundlage erfolgen für die einzelnen soFids durch die jeweiligen zuständigen Redakteure aDIS-Recherchen zur Vorauswahl des relevanten Materials. Die einzelnen Mitarbeiter sind dabei in der Gestaltung der Recherchen frei und verwenden verschiedene Verfahren. Eingesetzt werden Strategien unter Verwendung der in aDIS vergebenen Haupt- und Nebenklassifikationen oder mittels (umfangreicher) Deskriptorenlisten. Die Precision bei der Verwendung von Deskriptorenlisten kann je nach soFid-Themengebiet recht gering sein, so daß der anschließend nötige intellektuelle "Siebeaufwand" relativ hoch wird.
3. Die Ergebnisse dieser Recherchen werden zur weiteren Bearbeitung von der EDV-Abteilung ausgedruckt. Der Umfang beträgt eine oder mehr Seiten pro DE. Die Vorgabe für den Umfang der einzelnen soFids liegt bei etwa 250 DE pro Band.
4. Die Mitarbeiter sehen den Ausdruck des Recherche-Ergebnisses durch und streichen alle nicht relevanten DE. Anschließend oder parallel dazu erfolgt die Zuordnung der relevanten DE zu den einzelnen Sachgebieten des jeweiligen soFids (Hinzuschreiben der Kapitelnummern und/oder Sortierung in "Haufen" für die Kapitel). Es erfolgt unter Umständen ein intellektueller "Ausgleich" der DE-Zahlen für die einzelnen Kapitel, wenn sich die Zahlen zu ungleich verteilen. Eventuell werden dann auch noch spezielle Recherchen zu den wenig besetzten Sachgebieten durchgeführt. Der Aufwand für Recherche, Auswahl und Zuordnung der DE liegt etwa zwischen 8 und 25 Stunden pro bearbeitetem soFid.
5. Eine zentrale Mitarbeiterin erhält die Ausdrucke aller soFid-Redakteure zusammen mit eventuellen Änderungswünschen für die Kapitelgliederung. Es wird für jeden soFid eine Textdatei ("Argumentedatei") erstellt, die die aktuelle Gliederung enthält. Diese Argumentedatei wird um die eindeutigen Schlüsselnummern der DE und den ihnen von Redakteur handschriftlich zugeordneten Kapitelnummern ergänzt. Die Argumentedatei wird ausgedruckt und im Vergleich mit den Angaben im Ausdruck der Redakteure korrekturgelesen.
6. Auf der Basis der Argumentedatei wird ein Abzug der Daten zu den spezifizierten DE aus aDIS erzeugt. Die Daten werden in Microsoft Word importiert, das entstehende Dokument wird layoutet und das zugehörige Register produziert. Ein Probedruck wird erstellt und auf formale Fehler hin kontrolliert. Die Redakteure kontrollieren anschließend Inhalt und Register auf eventuelle Fehler. Eventuell nötige Änderungen an den DE und am Register werden wiederum von einer zentralen Person vorgenommen.
7. Es wird ein endgültiger Ausdruck produziert, der in der Druckerei anschließend vervielfältigt wird. Von einer externen Druckerei werden die Bindearbeiten und die Cover-Produktion übernommen. Nach der Lieferung durch die Druckerei wird der Versand an die Abonnenten durchgeführt.
Im folgenden werden einige Punkte aufgeführt, in denen der heutige Arbeitsablauf extrem aufwendig erscheint. Entsprechende Desiderate für eine Neugestaltung der Arbeitsweise werden formuliert.
Die Zuordnung der Nachweise zu Kapiteln bzw. das Aussortieren nicht relevanten Materials erfolgt auf dem Papier und von Hand, obwohl die zugrundeliegenden Daten in elektronischer Form vorliegen. Der manuelle Aufwand durch Notieren der Kapitelnummern, Unterteilung in Stapel für einzelne Kapitel und Auszählen der jeweiligen Kapitelumfänge ist relativ hoch. Diese Arbeitsweise wird von einigen Redakteuren als archaisch empfunden, andere sind hingegen eher froh, daß sich diese Tätigkeit unabhängig von der Benutzung eines Computers durchführen läßt. Diese Arbeitsweise führt neben dem hohen Aufwand für den Redakteur jedoch auch zu weiterem hohen Aufwand an anderer Stelle, da die handschriftlich ergänzten Angaben des Redakteurs ja irgendwo erfaßt werden müssen, um für die Publikation zur Verfügung zu stehen.
Die zentrale manuelle Eingabe von ISN-Nummer und Kapitelnummer für jede einzelne DE stellt einen hohen Aufwand dar, der eventuell vermieden werden könnte. Bei zweimal jährlich 33 soFids mit mindestens 250 DE müssen nach diesem Verfahren für rund 16.500 DE pro Jahr die nötigen Angaben erfaßt werden. Für jede DE sind dabei zehn bis zwölf Zeichen einzugeben, wobei für die Erfassung erschwerend hinzukommt, daß dabei auch Buchstaben getippt werden müssen ("LI" bzw. "FO" als Herkunftsangabe Literatur/Forschung der DE).
Grundsätzlich sollte es möglich sein, parallel zum kompletten Ausdruck der soFid-Recherche-Ergebnisse auch eine separate Datei zu erstellen, die zu den ausgedruckten DE lediglich die ISN-Nummern auflistet. Mittels eines kleinen Eingabeprogramms könnte diese Angaben komfortabel um die jeweiligen Kapitelnummern ergänzt werden. Durch die Beschränkung der Eingabe auf die reine Kapitelnummer reduziert sich der Tippaufwand (Zahl der Anschläge) auf etwa ein Drittel, durch den Wegfall der Notwendigkeit zur Buchstabeneingabe kann effizient mit dem numerischen Block der Tastatur gearbeitet werden.
Der heutige Arbeitsablauf für die Erstellung der soFids verteilt sich auf viele Beteiligte und verschiedene Stationen. Hier ergeben sich die folgenden, grundlegenden Nachteile:
* An bestimmten Stellen im Ablauf liegt die Arbeitsbelastung bei einzelnen bzw. wenigen Personen. Diese zentralen Personen können extrem in Zeit- bzw. Termindruck geraten, da alle Redakteure ihre Dienste beanspruchen müssen.
* Durch die Verteilung auf viele Stationen entstehen vielfältige gegenseitige Abhängigkeiten in der individuellen Termin- bzw. Arbeitsplanung. Die persönliche Planung einzelner Redakteure muß dabei in starkem Maße auf die Erledigung zentraler Dienstleistungen Rücksicht nehmen.
* Beim Auftreten von Terminüberschreitungen ist es schwierig zu ermitteln, an welcher Stelle im organisatorischen Ablauf ein Engpaß besteht, da viele Stationen involviert sind und somit eine eindeutige Identifizierung der Ursache von Verzögerungen kaum möglich ist.
Im Idealfall würde die Produktion jedes einzelnen soFids weitgehend vom zuständigen Redakteur durchgeführt werden, wobei allerdings im Hinblick auf die termingerechte Publikation aller soFids eine zentrale Koordination und Planung weiterhin notwendig wäre. Der grundlegende Gedanke hierbei ist, daß die im Arbeitsablauf im Ansatz vorhandene Parallelisierung möglichst konsequent ausgedehnt wird, wodurch gegenseitige Abhängigkeiten in der Terminplanung wegfallen und der interpersonelle organisatorische Aufwand reduziert wird. Liegt die Verantwortlichkeit für die soFid-Redaktion weitgehend in einer Hand, so kann der Redakteur seine eigene Zeit frei einteilen, ohne Wartezeiten für die Erledigung von Aufgabenteilen durch andere Mitarbeiter berücksichtigen zu müssen.
Auch wenn sich dieses Idealbild der Produktion nicht vollständig verwirklichen ließe, so könnte doch der Arbeitsablauf an einigen Stellen deutlich vereinfacht werden. Es sollte beispielsweise möglich sein (zumindest mit einer neuen Groß-EDV), daß ein Redakteur den Druck der Ergebnisse seiner Recherchen selbst anstößt, anstatt hierzu eigens die EDV-Abteilung beauftragen zu müssen.
Einen entsprechenden Ausbildungsstand in der Benutzung von WinWord vorausgesetzt ist es weiterhin nicht einsehbar, warum eine zentrale Person die Korrekturen an der Vorversion der soFids vornehmen soll, wenn die Verantwortung für den Inhalt beim jeweiligen Redakteur liegt. Ebenfalls überflüssig erscheint der zentral vorgenommene Ausdruck der einzelnen soFids, auch diese Arbeit könnte unproblematisch den einzelnen Redakteuren überlassen werden.
Analog sollten Redakteure gewünschte Änderungen an den Gliederungen ihrer Sachgebiete direkt online vornehmen anstatt diese handschriftlich in einem Ausdruck zu spezifizieren und diesen zur Bearbeitung weiterzuleiten.
Der Hauptteil an intellektueller Arbeit bei der soFid-Erstellung liegt in der Durchführung einer möglichst zielgenauen Recherche zur Ermittlung der Grundmenge in Frage kommender Dokumentationseinheiten und in der anschließenden Relevanzbeurteilung und Zuordnung zu den einzelnen Kapiteln.
Die Grundrecherche in aDIS kann über Deskriptorenlisten oder über geeignete Klassifikationen erfolgen, beide Verfahren führen zu einer recht geringen Precision in der Ergebnismenge, das heißt, daß noch viele der recherchierten DE im Laufe der weiteren Bearbeitung als irrelevant verworfen werden. Dementsprechend wird der Aufwand bei der Kapitelzuordnung höher, da das meiste Material nicht zugeordnet, sondern ausgeschlossen werden muß. Dieser Arbeitsschritt der Zuordnung und des Ausschlusses von DE erfordert von den Mitarbeitern eine hohe Konzentration und wird in der Regel für einen soFid auch nicht "am Stück" erledigt, sondern auf mehrere Tage verteilt und im Tagesablauf mit anderen Arbeiten kombiniert. Dies ist ein Hinweis auf eine hohe kognitive Belastung durch diese Arbeit.
Eine Entlastung durch verbesserte Recherchemöglichkeiten in Richtung auf zielgenauere und somit verkleinerte Ergebnismengen wäre hier anzustreben.
Weiterhin ist in diesem Zusammenhang zu bemängeln, daß die bei der soFid-Erstellung geleistete intellektuelle Arbeit der Zuordnung zu einem entsprechenden Kapiteln momentan nur einmalig für die jeweilige soFid-Publikation genutzt und nicht in der Datenbank festgehalten wird. Die Abspeicherung dieser vorgenommenen Zuordnungen würde soFid-unabhängig die thematischen Recherchemöglichkeiten in den Datenbanken erheblich erweitern. Bereits gespeicherte Zuordnungen von DE zu soFid-Ausgaben könnten aber auch in Bezug auf die soFid-Erstellung für die Grundrecherchen zu neuerer Ausgaben herangezogen werden. Über die vergebenen Deskriptorenmengen und entsprechende Verfahren ließen sich hier beispielsweise ähnliche neu aufgenommene Nachweise identifizieren und als aussichtsreiche Kandidaten für eine neue Ausgabe festhalten.
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